Comment automatiser les relances de factures impayées

C'est une tâche répétitive, à faible valeur ajoutée et désagréable — donc constamment repoussée. Or une relance envoyée au bon moment est souvent suffisante : beaucoup de retards viennent d'un oubli ou d'une facture égarée, pas d'une mauvaise volonté. Automatiser la préparation garantit la régularité, et la régularité suffit à réduire fortement les retards.

1. Étape 1

   J−3 : rappel courtois

   « Pour rappel, la facture n° … arrive à échéance le … » — utile pour les gros montants ou les nouveaux clients.

2. Étape 2

   J+7 : première relance

   Ton neutre, facture jointe, rappel des coordonnées bancaires.

3. Étape 3

   J+15 : relance ferme

   Mention des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire prévues aux conditions générales.

4. Étape 4

   J+30 : appel puis mise en demeure

   Un appel du dirigeant, puis si nécessaire une mise en demeure par lettre recommandée.

Le calendrier s'adapte au client : on ne relance pas un client historique comme un nouveau compte. Un bon outil permet de définir des exceptions.

• À défaut d'accord, le délai de paiement est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
• Le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois (des règles particulières existent dans certains secteurs, comme le transport).
• Les pénalités de retard ne peuvent pas être inférieures à 3 fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due par facture payée en retard. Ces mentions doivent figurer sur vos factures.
• Les pénalités sont dues sans rappel préalable, mais les réclamer reste une décision commerciale.

Ce guide est informatif et ne remplace pas le conseil de votre expert-comptable ou d'un juriste.

1. Étape 1

   Collecte

   Les factures émises et leurs échéances sont récupérées depuis le logiciel de facturation.

2. Étape 2

   Rapprochement

   Les paiements reçus sur le compte bancaire sont associés aux factures ; seules les factures réellement impayées restent.

3. Étape 3

   Préparation

   Chaque semaine, les relances du bon niveau sont rédigées, avec la facture jointe.

4. Étape 4

   Validation

   Vous voyez la liste, écartez un client si besoin, et validez l'envoi.

5. Étape 5

   Suivi

   Le tableau de bord affiche l'encours et l'ancienneté des impayés.

Certains logiciels de facturation incluent des relances automatiques : si c'est votre cas, activez-les ! L'automatisation sur mesure devient intéressante quand les données sont réparties entre plusieurs outils (devis dans un logiciel, factures dans un autre, paiements à rapprocher depuis la banque), quand vous voulez des règles par client, ou quand les relances doivent alimenter un suivi de trésorerie. C'est typiquement le genre de projet que Cap Artois met en place pour les TPE et PME d'Arras à Lille — voir automatisation.